Jaką drukarkę wybrać do biura?
Praktyczny poradnik dla firm od Pakoprint
Zacznijmy od najważniejszego pytania, które… rzadko ktoś zadaje:
Po co Ci drukarka?
Brzmi banalnie? A jednak to kluczowy punkt wyjścia, zanim zdecydujesz, jaką drukarkę kupić do firmy. Odpowiedź na to pytanie pomoże Ci dopasować model do realnych potrzeb Twojego zespołu i uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Zastanów się:
Czy wyposażasz nowe stanowisko pracy?
A może stara drukarka przestała działać i nie wiesz, czy warto ją naprawiać?
Czy potrzebujesz drukarki do firmy na już „bo trzeba coś wydrukować”?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci określić, czy lepiej sprawdzi się drukarka monochromatyczna, drukarka kolorowa, czy może bardziej opłacalna będzie dzierżawa drukarki z serwisem.
Co będziesz drukować?
Rodzaj dokumentów, które drukujesz, wpływa bezpośrednio na wybór urządzenia:
Notariusz – potrzebuje drukarki do specjalistycznych papierów i wysokiej jakości wydruków.
Magazyn – wymaga szybkiej drukarki do dokumentów WZ.
Dział handlowy – potrzebuje kolorowych ofert dla klientów.
Księgowość i HR – muszą drukować poufne dokumenty, takie jak listy płac czy dane osobowe.
W każdym przypadku przyda się inna funkcjonalność: szybkość druku, jakość druku laserowego, obsługa różnych formatów papieru, czy funkcja druku poufnego (np. z kodem PIN).
Gdzie będzie stała drukarka?
Lokalizacja ma znaczenie – szczególnie w biurach z wieloma działami.
Jeśli urządzenie będzie stało np. na korytarzu, gdzie drukuje dział księgowości lub HR, trzeba zadbać o druk poufny.
Wyobraź sobie, że lista płac trafia do przypadkowej osoby…
Wyciek danych to nie tylko konflikt w firmie, ale też ryzyko kar z tytułu RODO.
Rozwiązaniem jest funkcja bezpiecznego druku, który wymaga np. kodu PIN do odebrania dokumentów, przez co chroni dokumenty przed wpadnięciem w niepowołane ręce.
Koszty eksploatacji – sprawdź zanim kupisz
Tanie drukarki do biura mogą na pierwszy rzut oka wydawać się okazją, ale prawdziwe koszty wychodzą później – przy zakupie tonerów i materiałów eksploatacyjnych.
Zanim podejmiesz decyzję sprawdź:
Ile kosztują oryginalne tonery i zamienniki?
Na ile wydruków wystarcza jeden wkład?
Czy dostępne są materiały eksploatacyjne o dużej wydajności?
- Czy producent oferuje biznesowe wersje drukarek, zoptymalizowane do pracy biurowej?
Pamiętaj – drukarka tania w eksploatacji to inwestycja, która zwraca się z czasem.
Kto będzie obsługiwać drukarkę?
Wybierając drukarkę do firmy, warto wziąć pod uwagę również poziom obsługi:
Kto będzie wymieniał toner?
Czy pracownik poradzi sobie z konserwacją?
Czy w firmie jest osoba odpowiedzialna za serwis drukarek?
Jeśli nie – warto postawić na prostsze urządzenia z zintegrowanym systemem eksploatacyjnym (np. toner, bęben i pojemnik w jednej kasecie), co znacznie ułatwia użytkowanie i minimalizuje ryzyko błędów.
Oprogramowanie i środowisko pracy
Upewnij się, że nowa drukarka laserowa do biura będzie współpracować z obecnym środowiskiem IT:
Czy działa z systemami Windows, Linux, Mac?
Czy pozwala na skanowanie do folderów sieciowych lub chmury?
Czy integruje się z aktualnym systemem ERP?
Kompatybilność z oprogramowaniem firmowym to często pomijany, a bardzo ważny aspekt zakupu.
Brak haseł na stanowiskach pracy utrudnia też skanowanie i udostępnianie plików.
Z życia wzięte
Jeden z naszych klientów – średnia firma z Mikołowa – potrzebował prostej drukarki biurowej, która będzie łatwa w obsłudze i tania w eksploatacji. Zaproponowaliśmy drukarkę Canon z kasetą 3w1, która łączy toner, bęben i pojemnik na zużyty toner.
Efekt? Brak pomyłek, szybka wymiana, mniejsze ryzyko awarii i zadowoleni użytkownicy.