Zakup czy dzierżawa drukarki?
Co bardziej się opłaca Twojej firmie?
Zakup drukarki do firmy to inwestycja, która wydaje się oczywista – ale czy na pewno jest najlepszym wyborem? Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na dzierżawę drukarek i kopiarek, unikając problemów z serwisem, materiałami eksploatacyjnymi i przestojami w pracy.
W tym artykule przedstawiamy kluczowe różnice między dzierżawą a zakupem drukarki lub kopiarki oraz podpowiadamy, które rozwiązanie może być korzystniejsze dla Twojego biznesu.
Zakup drukarki - samodzielność i ukryte koszty
Kupując drukarkę do biura, bierzesz na siebie pełną odpowiedzialność za jej działanie i utrzymanie.
Co to oznacza w praktyce?
- Samodzielny zakup materiałów eksploatacyjnych: toner, bęben, pojemnik na zużyty toner, pas transferowy, fuzer, rolki – wszystko musisz kontrolować i zamawiać na czas.
Regularny serwis we własnym zakresie – duże urządzenia A3 (np. kopiarki kolorowe) zbierają pył i kurz, więc wymagają profesjonalnego czyszczenia. Zaniedbania prowadzą do awarii.
Brak ciągłości druku – jeśli urządzenie się zepsuje, musisz mieć zapasowe, albo… czekać. Serwis zewnętrzny może nie mieć wolnych terminów.
Dodatkowy czas i zasoby – Twój pracownik lub Ty, sami zajmujecie się zamawianiem tonerów, wzywaniem serwisu, rozliczeniami itd.
Plusy zakupu drukarki
✅ Możliwość odliczenia kosztu urządzenia od podatku (do 10 000 zł)
✅ Sprzęt staje się własnością firmy – można go później odsprzedać
✅ Brak umów – większa niezależność
Minusy zakupu drukarki
❌ Wysokie koszty serwisowe i eksploatacyjne
❌ Ryzyko przestojów w pracy
❌ Brak wsparcia technicznego „na już”
❌ Konieczność monitorowania stanu urządzenia i materiałów
Dzierżawa drukarki – wygoda, przewidywalność i oszczędność czasu
Dzierżawa drukarki lub kopiarki polega na wypożyczeniu urządzenia wraz z pełną obsługą serwisową, materiałami eksploatacyjnymi i monitoringiem. To rozwiązanie typu „druk jako usługa” – firma dzierżawiąca dba o wszystko.
Plusy dzierżawy drukarki
✅ Materiały eksploatacyjne w cenie – tonery, bębny, rolki i inne części są dostarczane przez firmę dzierżawiącą w odpowiednim czasie.
✅ Serwis i konserwacja – urządzenie jest regularnie monitorowane i serwisowane. Czas reakcji serwisu określony jest w umowie (często do 24 godzin), co gwarantuje ciągłość pracy biura.
✅ Oprogramowanie do zarządzania drukiem – monitoruje zużycie materiałów, informuje o konieczności wymiany i pozwala kontrolować koszty.
✅ Brak niespodziewanych kosztów – płacisz jedną, przewidywalną miesięczną opłatę.
✅ Urządzenie zastępcze w razie awarii – w przypadku poważniejszej usterki firma dostarcza sprzęt o podobnych parametrach.
Co z umową dzierżawy?
W przypadku wielu firm dzierżawa wiąże się z długimi umowami, nadpłatami i karami za wcześniejsze wypowiedzenie. W Pakoprint robimy to inaczej:
✅ Jasne warunki i miesięczny okres wypowiedzenia
✅ Brak ukrytych opłat i kruczków
✅ Bez nadpłat przy wcześniejszej rezygnacji
✅ Darmowe testy urządzeń przed podpisaniem umowy
Dzięki temu możesz realnie sprawdzić, czy dane urządzenie sprawdzi się w Twoim środowisku pracy – czy działa skanowanie do maila, czy sprzęt pasuje do Twojej sieci IT, czy spełnia wymagania RODO.
Podsumowanie: Co się bardziej opłaca?
Jeśli zależy Ci na pełnej kontroli i możliwości odsprzedaży – zakup może być właściwym wyborem. Jednak jeśli chcesz ograniczyć koszty operacyjne, zyskać spokój, bezpieczeństwo i przewidywalność, dzierżawa drukarki będzie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.