Zakup drukarki do firmy to inwestycja, która wydaje się oczywista – ale czy na pewno jest najlepszym wyborem? Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na dzierżawę drukarek i kopiarek, unikając problemów z serwisem, materiałami eksploatacyjnymi i przestojami w pracy.
W tym artykule przedstawiamy kluczowe różnice między dzierżawą a zakupem drukarki lub kopiarki oraz podpowiadamy, które rozwiązanie może być korzystniejsze dla Twojego biznesu.
Zakup drukarki – samodzielność i ukryte koszty
Kupując drukarkę do biura, bierzesz na siebie pełną odpowiedzialność za jej działanie i utrzymanie.
Co to oznacza w praktyce?
- Samodzielny zakup materiałów eksploatacyjnych: toner, bęben, pojemnik na zużyty toner, pas transferowy, fuzer, rolki – wszystko musisz kontrolować i zamawiać na czas.
- Regularny serwis we własnym zakresie – duże urządzenia A3 (np. kopiarki kolorowe) zbierają pył i kurz, więc wymagają profesjonalnego czyszczenia. Zaniedbania prowadzą do awarii.
- Brak ciągłości druku – jeśli urządzenie się zepsuje, musisz mieć zapasowe, albo… czekać. Serwis zewnętrzny może nie mieć wolnych terminów.
- Dodatkowy czas i zasoby – Twój pracownik lub Ty, sami zajmujecie się zamawianiem tonerów, wzywaniem serwisu, rozliczeniami itd.
Plusy zakupu drukarki
➕ Możliwość odliczenia kosztu urządzenia od podatku (do 10 000 zł)
➕Sprzęt staje się własnością firmy – można go później odsprzedać
➕Brak umów – większa niezależność
Minusy zakupu drukarki
➖Wysokie koszty serwisowe i eksploatacyjne
➖Ryzyko przestojów w pracy
➖Brak wsparcia technicznego „na już”
➖Konieczność monitorowania stanu urządzenia i materiałów
Dzierżawa drukarki – wygoda, przewidywalność i oszczędność czasu
Dzierżawa drukarki lub kopiarki polega na wypożyczeniu urządzenia wraz z pełną obsługą serwisową, materiałami eksploatacyjnymi i monitoringiem. To rozwiązanie typu „druk jako usługa” – firma dzierżawiąca dba o wszystko.
Zobacz przykładowy cennik dzierżawy drukarek i kserokopiarek: https://pakoprint.pl/dzierzawa-urzadzen/#cennik-dzierzawa
Plusy dzierżawy drukarki
➕ Materiały eksploatacyjne w cenie – tonery, bębny, rolki i inne części są dostarczane przez firmę dzierżawiącą w odpowiednim czasie.
➕ Serwis i konserwacja – urządzenie jest regularnie monitorowane i serwisowane. Czas reakcji serwisu określony jest w umowie (często do 24 godzin), co gwarantuje ciągłość pracy biura.
➕ Oprogramowanie do zarządzania drukiem – monitoruje zużycie materiałów, informuje o konieczności wymiany i pozwala kontrolować koszty.
➕ Brak niespodziewanych kosztów – płacisz jedną, przewidywalną miesięczną opłatę.
➕ Urządzenie zastępcze w razie awarii – w przypadku poważniejszej usterki firma dostarcza sprzęt o podobnych parametrach.
Minusy dzierżawy drukarki
➖Brak własności sprzętu – drukarka pozostaje własnością dostawcy, co dla niektórych może mieć znaczenie. W praktyce jednak nie musisz martwić się o jej późniejszą odsprzedaż czy utratę wartości.
Co z umową dzierżawy?
W przypadku wielu firm dzierżawa wiąże się z długimi umowami, nadpłatami i karami za wcześniejsze wypowiedzenie. W Pakoprint robimy to inaczej:
- Jasne warunki i miesięczny okres wypowiedzenia
- Brak ukrytych opłat i kruczków
- Bez nadpłat przy wcześniejszej rezygnacji
- Darmowe testy urządzeń przed podpisaniem umowy
Dzięki temu możesz realnie sprawdzić, czy dane urządzenie sprawdzi się w Twoim środowisku pracy – czy działa skanowanie do maila, czy sprzęt pasuje do Twojej sieci IT, czy spełnia wymagania RODO.
| Kryterium | Zakup | Dzierżawa |
|---|---|---|
| 💰 Koszt początkowy | Wysoki (kilkanaście tys. zł) | Niski (abonament miesięczny) |
| 📦 Materiały eksploatacyjne | We własnym zakresie | Zapewnione przez dostawcę |
| 🛠️ Serwis | Samodzielna organizacja | W cenie dzierżawy |
| ⚠️ Awaria | Brak gwarantowanej ciągłości pracy | Urządzenie zastępcze i szybki serwis |
| 🖥️ Wsparcie IT | Brak | Konfiguracja, monitoring, zabezpieczenia |
| 💾 Oprogramowanie | Dodatkowy koszt | W cenie |
| 📃 Umowa | Brak | Elastyczna, z miesięcznym wypowiedzeniem |
Podsumowanie
Co się bardziej opłaca?
Jeśli zależy Ci na pełnej kontroli i możliwości odsprzedaży – zakup może być właściwym wyborem. Jednak jeśli chcesz ograniczyć koszty operacyjne, zyskać spokój, bezpieczeństwo i przewidywalność, dzierżawa drukarki będzie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.
Jeśli chcesz więcej takich prostych porad, praktycznych wskazówek i nowinek ze świata drukarek – zasubskrybuj nasz kanał na You Tube Sprawne Drukowanie i bądź na bieżąco!
