Ile kosztuje kserokopiarka do firmy? Najczęściej patrzymy najpierw na cenę urządzenia. Jednak sama cena zakupu to dopiero początek.
Nowa kolorowa kserokopiarka A3 może kosztować kilkanaście tysięcy złotych netto. Później dochodzą jednak tonery, serwis i materiały eksploatacyjne. Ponadto znaczenie ma koszt przestoju oraz to, czy cena obejmuje wdrożenie urządzenia.
.
12 000zł → ok. 27 000zł netto
Na przykładzie nowej Konica Minolta bizhub C251i
pokazujemy różnicę między ceną zakupu, a całkowitym
kosztem posiadania kserokopiarki przez 5 lat.
Najważniejsza zasada: zamiast pytać wyłącznie „ile kosztuje kserokopiarka?”, zapytaj „ile będzie kosztowała moją firmę przez cały okres użytkowania?”.
Ile kosztuje nowa kserokopiarka do firmy?
Konica Minolta bizhub C251i – ok. 12 000zł netto
Na pierwszy rzut oka sprawa jest prosta. Jednak dwie oferty na tę samą kserokopiarkę mogą oznaczać zupełnie różny zakres usług.
Jedna firma może sprzedać samo urządzenie. Klient odbiera sprzęt, a następnie sam organizuje instalację. Z kolei druga oferta może obejmować dostawę, uruchomienie oraz pełne wdrożenie.
Dlatego przed porównaniem cen warto sprawdzić, co dokładnie zawiera oferta.
- dostawa i wniesienie urządzenia,
- instalacja sterowników,
- skanowanie do folderu sieciowego,
- kalibracja urządzenia,
- komplet tonerów,
- uruchomienie kserokopiarki,
- konfiguracja drukowania w sieci,
- skanowanie do e-maila,
- szkolenie użytkowników,
- gwarancja i wsparcie serwisowe.
Przykład: urządzenie za 11 500 zł do samodzielnej instalacji nie zawsze będzie tańsze od urządzenia za 12 000 zł z wdrożeniem przez technika. W Pakoprint nowe urządzenia obejmujemy 5-letnią gwarancją.
Ile kosztują tonery do kserokopiarki Konica Minolta C251i?
W modelu C251i stosowane są tonery TN328.
| Toner | Cena netto | Orientacyjna wydajność |
|---|---|---|
| TN328 Black | 170 zł | ok. 28 000 stron |
| TN328 Cyan | 350 zł | ok. 28 000 stron |
| TN328 Magenta | 350 zł | ok. 28 000 stron |
| TN328 Yellow | 350 zł | ok. 28 000 stron |
| Komplet CMYK | 1 220 zł | — |
Czy toner rzeczywiście wydrukuje 28 tys. stron?
Nie zawsze. Przede wszystkim wydajność zależy od tego, co drukujemy. Jeżeli firma drukuje głównie tekst, zużycie będzie stosunkowo niewielkie. Natomiast kolorowe prezentacje, zdjęcia i projekty zużyją znacznie więcej tonera.
Dlatego dwóch klientów może posiadać tę samą kserokopiarkę, a mimo to ponosić zupełnie inne koszty.
Przeczytaj: 5% zaczernienia strony – dlaczego toner wydrukował mniej stron?
Do naszej przykładowej kalkulacji przyjmujemy około 6 dodatkowych kompletów CMYK, czyli 6 × 1 220 zł = 7 320 zł netto. Jest to założenie dla biura, które drukuje w kolorze i przy większym pokryciu strony.
Jakie materiały eksploatacyjne trzeba wymieniać w kserokopiarce?
Tonery nie są jedynymi materiałami eksploatacyjnymi. Urządzenie wielofunkcyjne posiada także bębny, developery, pas transferowy, fuser, rolki pobierające papier oraz pojemnik na zużyty toner.
| Materiał / podzespół | Orientacyjna żywotność | Orientacyjny okres użytkowania | Koszt netto z wymianą |
|---|---|---|---|
| Bęben Black | ok. 170 000 stron | ok. 5 lat | ok. 600 zł |
| Bęben DR316 C/M/Y | ok. 65 000 stron / kolor | ok. 5 lat | ok. 900 zł / kolor |
| Developer Black | ok. 600 000 stron | ok. 6 lat | ok. 650 zł |
| Developer C/M/Y | ok. 600 000 stron | ok. 6 lat | ok. 2 000 zł / kolor |
| Pas transferowy | ok. 300 000 stron | ok. 5 lat | ok. 1 200 zł |
| Fuser / zespół grzewczy | ok. 600 000 stron | ok. 6 lat | ok. 1 500 zł |
| Rolki pobierające papier | ok. 50 000 stron | ok. 2 lata | ok. 350 zł / komplet |
| Pojemnik na zużyty toner | ok. 40 000 stron | zależnie od użytkowania | ok. 200 zł |
Przeczytaj: jakie materiały musisz wymienić w kserokopiarce?
Liczba wydruków to nie wszystko – liczy się również czas.
Materiał może osiągnąć koniec swojej żywotności z powodu przebiegu. Jednak może się również naturalnie zestarzeć.
Na przykład gumowe rolki z czasem twardnieją. W efekcie gorzej pobierają papier i powodują zacięcia. Podobnie wygląda sytuacja z bębnami i innymi elementami obrazowania.
Dlatego dziesięcioletnie urządzenie biurowe z małym przebiegiem nie musi być w idealnym stanie.
Na realną żywotność wpływają: liczba wydruków, wiek urządzenia, pokrycie strony, rodzaj dokumentów, jakość tonerów, zapylenie, liczba użytkowników oraz regularność serwisu.
Dlaczego duże pokrycie strony zwiększa koszt drukowania?
Drukarki biurowe projektuje się przede wszystkim do typowej pracy biurowej. Jednak niektóre firmy drukują duże zdjęcia, projekty albo pełnokolorowe strony A3.
W takim przypadku materiały mogą zużyć się znacznie szybciej. Co więcej, większe pokrycie wpływa nie tylko na tonery. Może również przyspieszyć zużycie bębnów, developera i pasa transferowego
Dlatego nie wystarczy powiedzieć: „drukujemy 2 000 stron miesięcznie”. Trzeba jeszcze odpowiedzieć: „co znajduje się na tych 2 000 stron?”
Ile kosztuje serwis kserokopiarki?
Regularny serwis pomaga utrzymać urządzenie w dobrym stanie. W zależności od modelu i warunków pracy przegląd wykonujemy przykładowo co 15–30 tys. wydruków.
Jednocześnie warto uwzględnić czas. Dlatego w wielu firmach rozsądnym rozwiązaniem jest przegląd około raz na pół roku.
Załóżmy, że jeden przegląd kosztuje około 300 zł netto. W ciągu pięciu lat wykonamy 10 przeglądów.
10 × 300 zł = 3 000 zł netto przez 5 lat.
Pojemnik na zużyty toner – drobiazg, który może zatrzymać drukowanie
Pojemnik na zużyty toner kosztuje około 200 zł netto, a jego orientacyjna żywotność wynosi około 40 tys. stron.
Mimo niskiej ceny jest to jeden z najważniejszych materiałów, które warto mieć na miejscu. Kiedy pojemnik się zapełni, urządzenie może zatrzymać możliwość dalszego drukowania.
Dlatego rekomendujemy posiadanie jednego zapasowego pojemnika na zużyty toner.
Przeczytaj: Jakie materiały do drukarek warto mieć w firmie?
Ile kosztuje kopiarka przez 5 lat i 100 tys. wydruków?
Przejdźmy do konkretów. Przyjmujemy nową Konica Minolta C251i, 5 lat użytkowania, 100 tys. wydruków oraz typową pracę biurową.
| Wydatek | Orientacyjny koszt netto |
|---|---|
| Zakup urządzenia | 12 000 zł |
| 6 dodatkowych kompletów tonerów | 7 320 zł |
| Komplet bębnów CMY | 2 700 zł |
| Bęben Black – jeżeli stan po 5 latach wymaga wymiany | 600 zł |
| Rolki pobierające papier | ok. 700–1 050 zł |
| 2 pojemniki na zużyty toner | 400 zł |
| 10 przeglądów serwisowych | 3 000 zł |
| Łącznie | ok. 26 700–27 100 zł netto |
Wniosek: kserokopiarka kupiona za około 12 000 zł netto może kosztować około 27 000 zł netto przez 5 lat. To średnio około 450 zł netto miesięcznie i około 0,27 zł netto na stronę, licząc również zakup urządzenia.
Nie jest to jednak koszt samego wydruku. To całkowity koszt posiadania urządzenia. Ponadto ostateczny wynik zależy od rzeczywistego sposobu użytkowania.
Ile kosztuje przestój kserokopiarki?
Nie każdy koszt pojawia się na fakturze. Załóżmy, że urządzenie obsługuje 20 pracowników i nagle przestaje drukować.
Wtedy problem nie dotyczy już wyłącznie drukarki. Pracownicy szukają innego urządzenia, czekają albo kontaktują się z administracją i IT.
Dlatego przy wyborze dostawcy warto uwzględnić czas reakcji serwisu, dostępność materiałów oraz wsparcie po zakupie.
Czy 5-letnia gwarancja oznacza brak kosztów?
Nie. W Pakoprint nowe urządzenia obejmujemy 5-letnią gwarancją. Jednak gwarancja nie oznacza bezpłatnej eksploatacji.
Tonery, bębny, rolki i inne naturalnie zużywające się elementy nadal generują koszty. Dlatego przed zakupem trzeba rozróżnić gwarancję urządzenia oraz koszty jego eksploatacji.
Podsumowanie
Ile więc naprawdę kosztuje kserokopiarka?
Cena zakupu w naszym przykładzie wynosi około 12 000 zł netto, natomiast łączny koszt eksploatacji przez 5 lat i 100 tys. wydruków sięga mniej więcej 27 000 zł netto. Warto jednak podkreślić, że każda firma drukuje inaczej, dlatego rzeczywiste koszty mogą znacząco się różnić w zależności od charakteru pracy.
Przykładowo, biuro rachunkowe, które wykonuje głównie czarno‑białe dokumenty, może osiągnąć zauważalnie niższy koszt całkowity, ponieważ zużycie kolorowych tonerów jest tam minimalne. Z kolei przedsiębiorstwo drukujące regularnie projekty graficzne oraz kolorowe materiały w formacie A3 musi liczyć się z wyższymi wydatkami, ponieważ intensywne wykorzystanie koloru i większych formatów bezpośrednio wpływa na koszt eksploatacji.
Najtańsza kserokopiarka przy zakupie nie zawsze będzie najtańszą kserokopiarką po pięciu latach.
Żeby policzyć koszt dla konkretnej firmy, wystarczą cztery informacje: miesięczna liczba wydruków, udział koloru, rodzaj drukowanych dokumentów oraz liczba użytkowników.
Chcesz przeliczyć koszt kserokopiarki dla swojej firmy?
Podaj liczbę wydruków, udział koloru, rodzaj dokumentów i liczbę użytkowników. Porównamy warianty i pokażemy nie tylko cenę zakupu, ale także przewidywany koszt użytkowania.
Skontaktuj sie z nami!
Mail: biuro@pakoprint.pl, tel. +48 32 793 45 47
