Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele firm zaczęło zastanawiać się, czy cyfryzacja faktur oznacza koniec drukowania dokumentów. Pojawia się uproszczony wniosek, że skoro faktura trafia do systemu elektronicznego, to drukarki w biurach przestają być potrzebne. W praktyce jednak KSeF nie eliminuje druku – zmienia jedynie sposób wystawiania faktur.
KSeF reguluje obieg faktur w formie elektronicznej, ale nie wprowadza zakazu drukowania i nie obejmuje wszystkich dokumentów, które na co dzień funkcjonują w firmach. Co więcej, faktury to tylko niewielka część tego, co przedsiębiorstwa drukują każdego dnia.
Dlaczego firmy nadal drukują faktury mimo KSeF?
W praktyce biznesowej faktura bardzo rzadko funkcjonuje jako samodzielny plik w systemie. W wielu organizacjach jest ona elementem szerszego procesu, który nadal w dużej mierze opiera się na dokumentach papierowych.
Przede wszystkim drukowanie faktur jest nadal powszechne w obiegu wewnętrznym firmy. Dokumenty kosztowe często trafiają do akceptacji przełożonych, są dołączane do dokumentacji projektowej lub przechowywane w teczkach działowych. Papierowa forma pozwala szybko zapoznać się z treścią faktury, nanieść adnotacje lub dołączyć ją do innych dokumentów.
Nie bez znaczenia pozostaje również archiwizacja. Choć KSeF przechowuje faktury elektronicznie, wiele firm, szczególnie większych, nadal utrzymuje własne archiwa papierowe. Wynika to z procedur wewnętrznych, audytów, kontroli czy zwyczajnie z potrzeby posiadania fizycznej kopii dokumentu „pod ręką”.
Faktury dla osób fizycznych a KSeF
Warto również pamiętać, że KSeF dotyczy głównie relacji między firmami (B2B). Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają obowiązku posiadania dostępu do KSeF i w praktyce z tego systemu nie korzystają.
Oznacza to, że firmy sprzedające towary lub usługi klientom indywidualnym nadal wystawiają faktury w znanym modelu. Bardzo często są one drukowane i przekazywane klientowi w formie papierowej, na przykład przy zakupie lub jako załącznik do przesyłki. W relacjach B2C druk faktur wciąż pozostaje standardem.
Druk w firmach to nie tylko faktury
Skupienie się wyłącznie na fakturach prowadzi do błędnego przekonania, że po wprowadzeniu KSeF druk przestaje być potrzebny. Tymczasem w praktyce firmy drukują znacznie więcej dokumentów, bez których trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie biznesu.
W handlu i e-commerce codziennością są etykiety wysyłkowe i dokumenty dołączane do przesyłek. W magazynach i logistyce drukuje się naklejki identyfikacyjne i oznaczenia produktów. Działy administracyjne i HR nieustannie generują umowy, aneksy oraz dokumenty wewnętrzne, które wymagają podpisu w formie papierowej.
Do tego dochodzą instrukcje, karty gwarancyjne, protokoły, materiały serwisowe oraz materiały reklamowe, które nadal świetnie sprawdzają się w wersji drukowanej, szczególnie podczas bezpośrednich spotkań z klientami. KSeF tych dokumentów po prostu nie dotyczy.
KSeF zmienia podejście do druku, ale go nie eliminuje
Wprowadzenie KSeF sprawia, że druk w firmach staje się bardziej uporządkowany i świadomy. Firmy drukują mniej przypadkowych dokumentów, a więcej tych, które są faktycznie potrzebne w procesach. To z kolei zwiększa wymagania wobec sprzętu: drukarki i urządzenia wielofunkcyjne muszą być niezawodne, szybkie i gotowe do obsługi różnych typów materiałów.
Dlatego drukarki, tonery i sprawny serwis nadal pozostają kluczowym elementem infrastruktury biurowej, niezależnie od cyfryzacji procesów księgowych.
Podsumowanie
KSeF nie oznacza końca druku. Zmienia jedynie sposób pracy z dokumentami. Drukarki nadal pozostają niezbędnym narzędziem w biurach, magazynach, kancelariach, urzędach czy punktach obsługi klienta – wszędzie tam, gdzie potrzebne są wydruki B2C, potwierdzenia, etykiety, instrukcje czy dokumenty towarzyszące towarom. Firmy wciąż potrzebują sprzętu, który działa szybko, bez przestojów i radzi sobie z różnorodnymi zadaniami.
Dlatego inwestycja w solidne urządzenia drukujące nie traci na znaczeniu – wręcz przeciwnie. W świecie uporządkowanych procesów i cyfrowych systemów liczy się sprzęt, który po prostu działa, kiedy jest potrzebny.
Druk nie znika. Po prostu nadal robi swoje – także w erze KSeF.
Jeśli chcesz więcej takich prostych porad, praktycznych wskazówek i nowinek ze świata drukarek – zasubskrybuj nasz kanał na You Tube Sprawne Drukowanie i bądź na bieżąco!
