Co jest tańsze: zakup kserokopiarki za gotówkę, leasing, leasing z umową materiałowo-serwisową czy wynajem? Zamiast odpowiadać „to zależy”, policzyliśmy konkretny przykład na jednej maszynie: Konica Minolta bizhub C251i.
Porównujemy cztery sposoby korzystania z dokładnie tego samego urządzenia przez 60 miesięcy i trzy profile druku, które z naszego doświadczenia często spotykamy u klientów. Nie próbujemy udowodnić, że jedna forma finansowania zawsze jest najlepsza. Interesuje nas przede wszystkim cena: ile pieniędzy faktycznie wypłynie z firmy w ciągu 5 lat.
Wynik w jednym zdaniu:
przy przyjętych przez nas założeniach zakup za gotówkę jest najtańszy we wszystkich trzech scenariuszach. Leasing kosztuje więcej o koszt finansowania. Wynajem jest droższy od samodzielnego zakupu, ale w naszym przykładzie okazuje się tańszy niż leasing połączony z rozliczeniem serwisu za każdą kopię.
Jak liczymy zakup, leasing i wynajem kserokopiarki?
Żeby porównanie miało sens, każda opcja musi dotyczyć tej samej maszyny i tego samego czasu użytkowania. Dlatego bazą jest nowa Konica Minolta bizhub C251i, a okres analizy wynosi 60 miesięcy. Wszystkie podane kwoty są cenami netto.
Zakup za gotówkę: 12 000 zł netto
Cena urządzenia wynosi 12 000 zł netto. W naszym przykładzie obejmuje również wdrożenie przez Pakoprint: uruchomienie urządzenia, konfigurację dwóch stanowisk, konfigurację folderu sieciowego oraz podstawowe przygotowanie użytkowników do pracy z urządzeniem.
Do zakupu doliczamy później koszty eksploatacji urządzenia. Wykorzystujemy tutaj wcześniejszy model TCO Pakoprint dla C251i, uwzględniający tonery, typowe materiały zużywalne, części podlegające okresowej wymianie oraz przeglądy serwisowe.
Leasing: 60 miesięcy
Dla urządzenia o wartości 12 000 zł netto przyjmujemy realną ofertę leasingową:
- wpłata początkowa: 120 zł netto,
- 60 rat po 314,91 zł netto,
- wykup: 120 zł netto.
Łączny koszt samego finansowania urządzenia wynosi więc
120 zł + (60 × 314,91 zł) + 120 zł = 19 134,60 zł netto.
To o 7134,60 zł netto więcej niż zakup urządzenia za 12 000 zł gotówką. Do tego – podobnie jak przy zakupie – trzeba doliczyć materiały, części i serwis, jeżeli klient nie podpisuje dodatkowej umowy materiałowo-serwisowej.
Leasing + umowa materiałowo-serwisowa
W trzecim wariancie klient finansuje urządzenie leasingiem, ale nie kupuje oddzielnie tonerów i nie rozlicza kolejnych czynności serwisowych pojedynczo. Płaci za wykonane wydruki:
- 0,04 zł netto za stronę czarno-białą,
- 0,25 zł netto za stronę kolorową.
Do kosztu wydruków doliczamy ratę leasingową oraz wpłatę początkową i wykup. Po zakończeniu leasingu i wykupie urządzenie może stać się własnością klienta.
Wynajem: 450 zł netto miesięcznie
W przyjętym wariancie wynajem kosztuje 450 zł netto miesięcznie i obejmuje miesięczny pakiet:
- 3000 stron czarno-białych,
- 1000 stron kolorowych.
Po przekroczeniu pakietu każda dodatkowa strona kosztuje: 0,04 zł netto mono oraz 0,25 zł netto kolor.
Ważne założenie porównania:
w wariantach rozliczanych za kopię przyjmujemy standardową obsługę materiałowo-serwisową zgodnie z warunkami umowy. Dokładny zakres zawsze powinien być zapisany w konkretnej umowie – szczególnie to, które materiały, części i czynności są wliczone, a które stanowią wyjątek.
Trzy profile klientów – bo jedna liczba niczego nie pokazuje
Koszt kserokopiarki wygląda zupełnie inaczej w biurze, które drukuje głównie dokumenty czarno-białe, a inaczej w firmie wykonującej tysiące kolorowych wydruków miesięcznie. Dlatego przyjęliśmy trzy uśrednione profile.
| Profil | Mono / miesiąc | Kolor / miesiąc | Razem / miesiąc | Wydruki przez 5 lat |
|---|---|---|---|---|
| Profil 1 – głównie mono | 2000 | 500 | 2500 | 150 000 |
| Profil 2 – dużo mono i koloru | 3000 | 3000 | 6000 | 360 000 |
| Profil 3 – intensywny kolor | 2000 | 5000 | 7000 | 420 000 |
Zakładamy, że podana liczba wydruków jest średnią miesięczną. W prawdziwej firmie jeden miesiąc może mieć 1200 stron, a następny 4000. Dla pięcioletniego porównania potrzebujemy jednak wspólnego punktu odniesienia.
Profil 1: 2000 stron mono + 500 kolor miesięcznie
To profil firmy drukującej głównie dokumenty tekstowe, faktury, umowy i korespondencję, ale wykorzystującej też kolor do wykresów, ofert, prezentacji czy pojedynczych materiałów dla klienta. W ciągu pięciu lat wykonamy około 150 000 wydruków: 120 000 czarno-białych i 30 000 kolorowych.
Zakup
12 000 zł kosztuje urządzenie. W naszym modelu pięcioletnie koszty eksploatacyjne dla takiego przebiegu wynoszą około 5116 zł netto.
Łącznie: około 17 116 zł netto przez 5 lat.
Leasing bez umowy serwisowej
Sam leasing kosztuje 19 134,60 zł netto. Dodajemy te same około 5116 zł kosztów eksploatacji.
Łącznie: około 24 250,60 zł netto.
Wynajem
Klient mieści się w pakiecie 3000 mono + 1000 kolor. Nie ma więc dopłat za nadwyżki.
450 zł × 60 miesięcy = 27 000 zł netto.
Leasing + umowa materiałowo-serwisowa
Miesięczna opłata za wykonane strony wynosi:
2000 × 0,04 zł = 80 zł
500 × 0,25 zł = 125 zł
Razem wydruki = 205 zł miesięcznie.
Przez 60 miesięcy daje to 12 300 zł. Po dodaniu pełnego kosztu leasingu:
12 300 zł + 19 134,60 zł = 31 434,60 zł netto.
Profil 1 – kolejność wyłącznie cenowa:
1. Zakup: ok. 17 116 zł
2. Leasing: ok. 24 250,60 zł
3. Wynajem: 27 000 zł
4. Leasing + umowa serwisowa: 31 434,60 zł
Profil 2: 3000 stron mono + 3000 kolor miesięcznie
To już urządzenie intensywnie eksploatowane zarówno w czerni, jak i w kolorze. W ciągu 60 miesięcy powstanie około 360 000 wydruków: 180 000 czarno-białych i 180 000 kolorowych.
Zakup
W naszym modelu TCO koszty eksploatacyjne przy tym przebiegu wynoszą około 24 966 zł netto. Razem z zakupem urządzenia: około 36 966 zł netto.
Leasing bez umowy serwisowej
19 134,60 zł kosztu finansowania + około 24 966 zł eksploatacji: około 44 100,60 zł netto.
Wynajem
3000 wydruków mono mieści się dokładnie w pakiecie. W kolorze przekraczamy pakiet o 2000 stron miesięcznie.
450 zł + (2000 × 0,25 zł) = 950 zł netto miesięcznie.
950 zł × 60 = 57 000 zł netto.
Leasing + umowa materiałowo-serwisowa
3000 × 0,04 zł = 120 zł
3000 × 0,25 zł = 750 zł
Razem = 870 zł za wydruki miesięcznie.
870 zł × 60 miesięcy = 52 200 zł.
52 200 zł + 19 134,60 zł leasingu = 71 334,60 zł netto.
Profil 2 – kolejność wyłącznie cenowa:
1. Zakup: ok. 36 966 zł
2. Leasing: ok. 44 100,60 zł
3. Wynajem: 57 000 zł
4. Leasing + umowa serwisowa: 71 334,60 zł
Profil 3: 2000 stron mono + 5000 kolor miesięcznie
To profil firmy, w której kolor jest jednym z podstawowych narzędzi pracy: dużo prezentacji, map, materiałów projektowych, raportów, grafik albo dokumentów dla klientów. W pięć lat urządzenie wykona około 420 000 wydruków, z czego aż 300 000 będzie kolorowych.
Zakup
Przy wcześniejszym modelu TCO Pakoprint szacujemy koszty eksploatacyjne na około 36 880 zł netto. Z ceną urządzenia: około 48 880 zł netto.
Leasing bez umowy serwisowej
19 134,60 zł leasingu + około 36 880 zł eksploatacji: około 56 014,60 zł netto.
Wynajem
W pakiecie mamy 1000 stron kolorowych. Do dopłaty pozostaje więc 4000 kolorowych stron miesięcznie.
450 zł + (4000 × 0,25 zł) = 1450 zł netto miesięcznie.
1450 zł × 60 = 87 000 zł netto.
Leasing + umowa materiałowo-serwisowa
2000 × 0,04 zł = 80 zł
5000 × 0,25 zł = 1250 zł
Razem = 1330 zł za wydruki miesięcznie.
1330 zł × 60 = 79 800 zł.
79 800 zł + 19 134,60 zł leasingu = 98 934,60 zł netto
Profil 3 – kolejność wyłącznie cenowa:
1. Zakup: ok. 48 880 zł
2. Leasing: ok. 56 014,60 zł
3. Wynajem: 87 000 zł
4. Leasing + umowa serwisowa: 98 934,60 zł
Zakup vs leasing vs wynajem – pełne porównanie kosztów
| Profil | Zakup | Leasing | Wynajem | Leasing + serwis za kopię |
|---|---|---|---|---|
| 2000 mono + 500 kolor 150 tys. stron / 5 lat | ~17 116 zł | ~24 250,60 zł | 27 000 zł | 31 434,60 zł |
| 3000 mono + 3000 kolor 360 tys. stron / 5 lat | ~36 966 zł | ~44 100,60 zł | 57 000 zł | 71 334,60 zł |
| 2000 mono + 5000 kolor 420 tys. stron / 5 lat | ~48 880 zł | ~56 014,60 zł | 87 000 zł | 98 934,60 zł |
W każdym z trzech wariantów najniższy nominalny koszt daje zakup za gotówkę. Nie jest to szczególnie zaskakujące: firma nie płaci kosztu finansowania ani marży za przeniesienie na dostawcę ryzyka materiałowego i serwisowego.
Ile średnio miesięcznie kosztuje każda forma?
| Profil | Zakup – średnio | Leasing – średnio | Wynajem | Leasing + serwis – średnio |
|---|---|---|---|---|
| 2000 mono + 500 kolor | ~285 zł/mies. | ~404 zł/mies. | 450 zł/mies. | ~524 zł/mies. |
| 3000 mono + 3000 kolor | ~616 zł/mies. | ~735 zł/mies. | 950 zł/mies. | ~1189 zł/mies. |
| 2000 mono + 5000 kolor | ~815 zł/mies. | ~934 zł/mies. | 1450 zł/mies. | ~1649 zł/mies. |
Średni koszt zakupu i leasingu został rozłożony matematycznie na 60 miesięcy. Nie oznacza to, że rzeczywiste wydatki występują równomiernie co miesiąc. Przy zakupie część kosztu ponosimy od razu, a materiały i części kupujemy w różnych momentach eksploatacji.
Dlaczego leasing zawsze przegrywa z zakupem w naszym modelu cenowym?
Bo pod względem samej ekonomii finansowania porównujemy 12 000 zł wydanych dziś z 19 134,60 zł zapłaconymi leasingodawcy przez pięć lat.
Różnica wynosi 7134,60 zł netto. Koszty eksploatacji są natomiast takie same, jeżeli klient w obu przypadkach sam kupuje materiały i zamawia serwis.
Nie znaczy to, że leasing jest „zły”. Znaczy tylko, że leasing nie jest narzędziem do obniżania ceny kserokopiarki. Jest narzędziem finansowym: pozwala zachować gotówkę w firmie i rozłożyć zakup w czasie. Za tę możliwość płacimy.
Dlaczego wynajem może być tańszy niż leasing + umowa serwisowa?
W naszym przykładzie wynajem ma już w racie 450 zł pakiet 3000 wydruków mono i 1000 kolorowych. W leasingu z umową materiałowo-serwisową płacimy natomiast osobno za każdą wydrukowaną stronę, a do tego pełny koszt leasingu urządzenia.
Dlatego przy naszych stawkach wynajem wychodzi taniej od leasingu z CPC we wszystkich trzech scenariuszach:
- Profil 1: o 4434,60 zł w ciągu 5 lat,
- Profil 2: o 14 334,60 zł,
- Profil 3: o 11 934,60 zł.
Ale jest jedna fundamentalna różnica: przy leasingu z wykupem klient na końcu może zostać właścicielem urządzenia. Przy klasycznym wynajmie właścicielem pozostaje firma wynajmująca, chyba że konkretna umowa przewiduje możliwość wykupu.
Własność urządzenia też ma wartość – ale nie wpisaliśmy jej do tabeli
W przypadku zakupu urządzenie od początku stanowi własność klienta. Przy leasingu, w przyjętym przykładzie, może przejść na własność klienta po opłaceniu kwoty wykupu. Natomiast przy wynajmie kwestia własności zależy od zapisów umowy.
W naszych tabelach nie odejmujemy wartości używanej C251i po pięciu latach. Nie chcemy zgadywać, ile będzie wtedy warta, ponieważ zależy to od przebiegu, stanu technicznego, historii serwisowej i sytuacji rynkowej.
To oznacza, że porównanie jest nawet trochę surowe dla zakupu i leasingu: po 60 miesiącach klient poniósł pokazany koszt, ale nadal posiada rzecz o pewnej wartości. W wynajmie nie zakładamy żadnej wartości końcowej po stronie klienta.
Zakup, leasing i wynajem a księgowość – cena to nie wszystko
Nie chcemy zamieniać artykułu o kserokopiarkach w poradnik podatkowy, ale sposób finansowania wpływa również na moment, w którym wydatek pojawia się w kosztach firmy.
Zakup kserokopiarki za 12 000 zł netto
Przy standardowym zakupie urządzenia używanego w działalności przez okres dłuższy niż rok może ono stanowić środek trwały. W polskich przepisach podatkowych próg 10 000 zł ma znaczenie dla sposobu rozliczania środków trwałych. Nasza C251i za 12 000 zł netto jest więc powyżej tego progu w przykładzie czynnego podatnika VAT.
Standardowym mechanizmem jest amortyzacja. Przepisy przewidują jednak również szczególne możliwości jednorazowej amortyzacji dla określonych podatników i określonych środków trwałych. W 2026 r. limit jednorazowej amortyzacji dla małych podatników i podatników rozpoczynających działalność wynosi 213 000 zł, ale możliwość zastosowania konkretnego rozwiązania należy potwierdzić z księgowością.
Leasing operacyjny
W leasingu operacyjnym urządzenie w okresie umowy pozostaje własnością leasingodawcy. Jeżeli umowa spełnia warunki ustawowe, opłaty leasingowe ponoszone przez korzystającego mogą stanowić jego koszty uzyskania przychodów. Po zakończeniu umowy urządzenie może zostać wykupione na warunkach zapisanych w umowie.
Wynajem
Przy wynajmie firma nie kupuje środka trwałego – płaci za możliwość korzystania z urządzenia i usługę. Opłaty są rozliczane zgodnie z zasadami właściwymi dla danego podatnika i jego księgowości. Z punktu widzenia przepływów pieniężnych największą różnicą jest brak dużego wydatku na starcie.
Uwaga: nie liczymy w tym artykule „oszczędności podatkowej” w złotówkach. Dwie firmy mogą zapłacić dokładnie tę samą ratę, a mieć zupełnie inne skutki podatkowe ze względu na formę opodatkowania, wynik finansowy, status VAT czy zasady rachunkowości. Dlatego podatki traktujemy jako osobny element decyzji, a nie sztuczną pozycję obniżającą cenę w tabeli.
Czego celowo nie policzyliśmy?
Chcieliśmy, żeby porównanie dotyczyło pieniędzy, które można policzyć bez wymyślania wartości z sufitu. Dlatego kilku rzeczy świadomie nie zamieniamy na złotówki.
- Czasu pracownika potrzebnego na zamawianie tonerów, zgłaszanie serwisu i pilnowanie materiałów.
- Przestojów urządzenia podczas oczekiwania na część, toner albo wizytę technika.
- Utraconej produktywności, gdy pracownik nie może wydrukować potrzebnego dokumentu.
- Papieru i energii – są potrzebne niezależnie od sposobu finansowania, więc nie pomagają w porównaniu.
- Kosztu zamrożenia 12 000 zł przy zakupie za gotówkę.
- Wartości urządzenia po 5 latach – nie chcemy zgadywać przyszłej ceny używanej maszyny.
To ważne, ponieważ w realnej firmie te elementy istnieją. Po prostu nie próbujemy udawać, że potrafimy obiektywnie wycenić godzinę przestoju dla biura rachunkowego, urzędu, firmy produkcyjnej i biura projektowego jedną wspólną kwotą.
Największa pułapka w takim porównaniu: pokrycie strony tonerem
Koszt zakupu i leasingu bez umowy serwisowej zależy od rzeczywistego zużycia materiałów. Wydajności tonerów podaje się dla określonych warunków testowych. W prawdziwym biurze kolorowy wydruk może oznaczać małe logo w rogu strony, ale może też oznaczać mapę, render, wykres lub prezentację pokrywającą znaczną część kartki.
Im większe realne pokrycie kolorem, tym szybciej zużyją się tonery i tym wyższy będzie rzeczywisty TCO zakupu.
Natomiast w umowie rozliczanej ceną za kopię cena 0,25 zł za wydruk kolorowy jest zwykle powiązana z liczbą wykonanych stron, a nie z tym, czy na stronie znalazło się małe logo czy duża kolorowa grafika – z zastrzeżeniem warunków konkretnej umowy.
Dlatego szczególnie w profilu intensywnego koloru nasze wyliczenie zakupu należy traktować jako model kosztowy, a nie gwarantowaną fakturę za pięć lat. Przy bardzo dużym pokryciu kolorem przewaga zakupu może się zmniejszać.
Co jest najtańsze: zakup, leasing czy wynajem?
Jeżeli patrzymy wyłącznie na nominalny koszt – zakup
W każdym z naszych trzech scenariuszy najniższy pięcioletni wydatek daje zakup urządzenia za gotówkę. Firma nie ponosi kosztu finansowania i nie płaci dodatkowo za przeniesienie ryzyka eksploatacji na dostawcę.
Jeżeli chcemy zachować gotówkę – leasing
Leasing jest w naszym przykładzie droższy od zakupu dokładnie o koszt finansowania: około 7134,60 zł netto przez 60 miesięcy. W zamian 12 000 zł nie znika z rachunku firmy w pierwszym dniu.
Jeżeli chcemy jedną przewidywalną opłatę – wynajem
Wynajem nie wygrywa z zakupem ceną, ale daje prosty miesięczny koszt i w naszym modelu jest tańszy od połączenia leasingu z umową materiałowo-serwisową. Najbardziej korzystnie wygląda wtedy, kiedy rzeczywista liczba stron dobrze pasuje do pakietu zawartego w racie.
Leasing + umowa serwisowa: najdroższy w tych trzech przykładach, ale daje własność
Przy stawkach 0,04 zł mono i 0,25 zł kolor klient płaci za każdą wykonaną stronę, a równolegle spłaca finansowanie urządzenia. W naszych trzech profilach jest to najdroższa z analizowanych form.
Nie oznacza to jednak, że taki model jest pozbawiony sensu. Jego logika jest inna: firma uzyskuje przewidywalny koszt eksploatacji, a po zakończeniu leasingu i wykupie może mieć własne urządzenie.
Nasza zasada:
nie pytaj najpierw „ile wynosi rata?”.
Najpierw zapytaj: ile stron mono i kolor drukuję miesięcznie, przez ile lat chcę używać urządzenia i czy na końcu chcę być jego właścicielem?
Dopiero wtedy porównuj cenę.
Podsumowanie
Na przykładzie jednej Konica Minolta bizhub C251i widać, że pytanie „zakup, leasing czy wynajem?” nie powinno zaczynać się od wysokości raty. Powinno zaczynać się od kalkulatora.
Przy naszych założeniach zakup jest najtańszy. Leasing jest droższy, ponieważ zawiera koszt finansowania. Wynajem kosztuje więcej niż posiadanie własnego urządzenia, ale w zaprezentowanym modelu jest tańszy niż leasing połączony z płatnością za każdą kopię.
Jednocześnie żadna z tych liczb nie obejmuje czasu pracowników, przestojów, wartości urządzenia po pięciu latach ani indywidualnych skutków podatkowych. Dlatego tabelę traktujemy jako bazę do decyzji, a nie uniwersalną odpowiedź dla każdej firmy.
*Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej. Zasady rozliczenia zakupu, amortyzacji, leasingu i najmu należy każdorazowo zweryfikować z księgowością dla konkretnego podatnika. Stan odniesienia: wrzesień 2026.
Chcesz policzyć zakup, leasing i wynajem dla własnej firmy?
Podaj nam liczbę wydruków czarno-białych i kolorowych miesięcznie. Możemy policzyć kilka wariantów dla tego samego urządzenia i pokazać, ile każdy z nich będzie kosztował przez 3 lub 5 lat
Skontaktuj się z nami:
Mail: biuro@pakoprint.pl, tel.: +48 32 793 45 47
W naszym przykładzie Konica Minolta bizhub C251i zakup jest najtańszy we wszystkich trzech analizowanych profilach. Różnica zależy jednak od liczby wydruków, udziału koloru, zużycia materiałów i warunków konkretnej umowy..
W analizowanej ofercie 60-miesięczny leasing ma wpłatę 120 zł netto, 60 rat po 314,91 zł netto oraz wykup 120 zł netto. Łącznie daje to 19 134,60 zł netto.
W naszym przykładzie rata 450 zł netto obejmuje 3000 stron mono i 1000 stron kolorowych miesięcznie. Nadwyżki kosztują 0,04 zł netto za stronę mono i 0,25 zł netto za stronę kolorową. Warunki innych umów mogą być inne.
Przy warunkach przyjętych w tym artykule wynajem wychodzi taniej we wszystkich trzech profilach. Leasing z umową serwisową ma jednak tę różnicę, że po zakończeniu umowy i wykupie klient może posiadać urządzenie.
W leasingu operacyjnym w czasie umowy właścicielem jest leasingodawca. Po zakończeniu umowy przedmiot może zostać wykupiony na zasadach określonych w umowie. W naszym przykładzie wykup wynosi 120 zł netto.
Nie musi. W klasycznym wynajmie urządzenie pozostaje własnością wynajmującego. Jeżeli umowa przewiduje wykup albo inną formę przejęcia sprzętu, jego koszt należy doliczyć do porównania.
Nie. Zależy od liczby wydruków i ich struktury. Model za kopię jest łatwy do przewidzenia, ale przy dużym wolumenie całkowity koszt w ciągu kilku lat może być wyższy niż samodzielny zakup urządzenia i materiałów.
Nie. Niska rata może ukrywać koszt wykupu, opłatę początkową, limit wydruków, dopłaty za nadwyżki albo dodatkowe koszty eksploatacyjne. Najlepiej porównywać całkowity koszt przez ten sam okres i dla tej samej liczby stron.
